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  • 防止Excel表格“Save as”滥用的安全卫士

    制药企业工作的您,一定用Excel表格模板做过GMP数据计算(当然Excel表格使用不仅限于计算),那么这个过程无法避免的会催生如下问题:

    • 不同使用人员将文件保存在不同路径下,难于追溯;
    • 文件夹、文件名命名规则不统一,不便查找。

    解决上述问题,我们通常的做法是通过制定SOP,规定文件存储路径、文件夹名称、表格文件名称,并对操作人员进行SOP培训。然而实际执行过程中控制效果不尽人意,上述问题仍无法杜绝。 v

    我们知道,单纯的通过流程控制并不是最优解。那么,有没有技术手?#25991;?#22815;解决以上问题呢?答案是肯定的,Excel合规插件eInfotree的”Path and Naming”功能就能够完美解决上述问题:通过技术手段指定存储路径、文件夹命名、以及电子表格文件的命名,做到对”Save as”的有效管理。

    以”扑热息痛(美国药典标准)含量计算模板”为例,如下图:

    防止Excel表格“Save as”滥用的安全卫士

    使用Excel合规插件eInfotree管理电子表格的”Save as”难题,只需如下几步。

    Step 1:设置好文件存储路径和文件存储格式。

    防止Excel表格“Save as”滥用的安全卫士

    Step 2:设置电子表格命名规则:”J5(批号)+含量结果”。

    防止Excel表格“Save as”滥用的安全卫士

    Step 3:设置电子表格存储文件夹命名规则:”B5(计算对象)+_2018(后缀)”。

    防止Excel表格“Save as”滥用的安全卫士

    Step 4:以空白模板填写记录,填写完毕后,”保存”或”另存为”,按照既定设置保存电子表格,保存操作成功。

    防止Excel表格“Save as”滥用的安全卫士

    ?#28304;?#20648;路径或电子表格文件命名的任何修改都将导致保存操作失败。

    防止Excel表格“Save as”滥用的安全卫士

    总结:电子表格合规插件eInfotree从技术手段上对文件路径、存储文件夹命名及电子表格文件命名的控制,将使得电子表格的追溯不再是难题

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